Ein Unternehmen, das Angebote von mehreren qualifizierten Anbietern für ein Website-Design- oder -Entwicklungsprojekt einholen möchte, schreibt normalerweise eine Angebotsanfrage (RFP) und stellt diese entweder online oder direkt an potenzielle Anbieter, die es identifiziert hat.

Wie bei jedem komplexen Projekt erfordert ein Website-Design-Projekt eine klare Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Webentwickler, damit der Kunde genaue Angebote erhält. Die Ausschreibung dient als Grundlage für die Projektanforderungen, auf deren Grundlage konkurrierende Anbieter ihre Dienste bepreisen können. Im Folgenden habe ich einige Punkte skizziert, die normalerweise in einer Angebotsanfrage für Website-Design und -Entwicklung enthalten sein sollten, obwohl manchmal mehr Informationen erforderlich sind.

Schreiben Sie Ihre Angebotsanfrage

Der Request for Proposal (RFP)-Prozess ermöglicht es potenziellen Anbietern, sich ein Bild von Ihren Zielen, bestehenden Herausforderungen und möglichen Einschränkungen zu machen, ohne langwierige Telefongespräche oder persönliche Treffen, die den Zeitaufwand für den Einstieg in Ihre Projekt für Webdesign und -entwicklung. Es ermöglicht Ihnen, prägnant zu beschreiben, wonach Sie suchen und was ein potenzieller Anbieter von dem Projekt erwarten sollte.

Ein ideales RFP würde alle Anforderungen in Bezug auf Ihre Website klar spezifizieren. Dies würde es dem Entwickler ermöglichen, Ihnen ein Angebot zu unterbreiten, das Ihren speziellen Bedürfnissen entspricht, und natürlich kann der Entwickler ein Angebot umso genauer präsentieren, je mehr Details Ihre Ausschreibung enthält.

Bestandteile eines Request for Proposal (RFP) für ein Website-Design- und -Entwicklungsprojekt:

Hintergrundinformationen zum Projekt

  • Kurzer Überblick über Ihre Organisation, einschließlich einiger Historie und Ihrer wichtigsten Geschäftsziele.
  • Detaillierte Beschreibung des Projekts, für das Sie den Vorschlag erhalten möchten.
  • Wenn Ihre Budgetanforderungen streng sind, kann es hilfreich sein, ein „Ballpark“-Budget anzugeben, mit dem Entwickler Ihre Lösung eingrenzen und skalieren und Zeit sparen können.
  • Zielstartdatum und erforderliche Liefertermine – schließen Sie alle Termine ein, die das Projekt einhalten muss. Gibt es wichtige Besprechungen und Stichtage, die der Entwickler kennen sollte? Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie der Zeitrahmen aussehen soll, können Sie die Vorschläge, die Sie erhalten, empfehlen und neu verhandeln. Es ist auch gut zu antizipieren und anzugeben, wie flexibel Sie mit dem Fertigstellungstermin des Projekts sind.

Marketinganforderungen und Daten

  • Demografische Merkmale der Zielgruppe – Wer werden die Hauptnutzer Ihrer Website sein? Gibt es verschiedene Zielgruppen, die angesprochen werden müssen?
  • Benutzerkomfort mit Technologie – Wie technisch versiert ist Ihr Publikum? Wissen sie beispielsweise, wie man mit Plug-Ins umgeht?
  • Werden die Benutzer Hochgeschwindigkeitsverbindungen haben oder werden viele über Modems verfügen?
  • Zielgruppenbasis – Wie groß wird Ihre Nutzerbasis voraussichtlich sein?

Anforderungen an Design und Corporate Branding

  • Haben Sie Richtlinien zur Unternehmensidentität, die befolgt werden müssen, einschließlich Schriftarten und Farben und grafischer Behandlung?
  • Welches Erscheinungsbild stellen Sie sich für die Website vor? Fügen Sie einige Adjektive hinzu, um zu beschreiben, was Ihre Site kommunizieren soll.
  • Geben Sie Beispiele für Websites an, die sich auf die Ausschreibung beziehen, weil sie entweder ein ähnliches Gefühl haben wie die, nach der Sie suchen, oder sogar Beispiele für das, was Sie NICHT möchten.
  • Wird es animierte Elemente (zB Flash-Animationen) geben? Wie viele? Wie werden sie verwendet?

Technische und Infrastrukturanforderungen

  • Überlegungen zum Webhosting. Haben Sie derzeit einen Webhoster oder suchen Sie einen neuen für dieses Projekt?
  • Überlegungen zu Browser/Plattform. Im Allgemeinen sollte eine Website für Verbraucher oder die breite Öffentlichkeit in allen modernen Browsern und Betriebssystemen ähnlich funktionieren. Wenn Sie eine ganz bestimmte Zielgruppe ansprechen, ist es möglich, dass Ihre Bedürfnisse anders sind.
  • Anforderungen an die Entwicklungsplattform. Benötigen Sie eine Open Source-Lösung, sind Sie offen für eine proprietäre Lösung, die genauer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist usw.
  • Anforderungen an die Programmiersprache (zB ASP.NET, PHP, Java). Dies hängt oft von der Art der Webhosting-Plattform oder einer bereits vorhandenen Software ab.
  • Gibt es Anwendungen von Drittanbietern, die Sie integrieren möchten?

Funktionalität/Programmiervoraussetzungen

  • Wird es Formulare auf der Seite geben? Wenn ja, wie viele? Wie sind sie zu handhaben? (z. B. per E-Mail an Empfänger gesendet, in einer Datenbank gespeichert usw.)
  • Erfordert die Site Tools zur Verwaltung von Inhalten/Informationen (z. B. die Möglichkeit für Mitarbeiter, Inhalte wie Pressemitteilungen oder Quartalsberichte hinzuzufügen)?
  • Wird es E-Commerce auf der Website geben? Wenn ja, wer gibt Daten zu angebotenen Produkten ein? Wie werden Transaktionen verwaltet?
  • Gibt es andere interaktive Funktionen, die die Site haben sollte? Was sind sie und wie stellen Sie sich sie vor?

Suchmaschinenoptimierung

  • Beschreiben Sie alle derzeit definierten suchmaschinenfreundlichen Produktionsanforderungen und -erwartungen
  • Geben Sie an, ob Sie SEO/SEM-Beratungsdienste in Anspruch nehmen

Laufende Site-Wartungspläne

  • Wie oft wird die Site aktualisiert? Suchen Sie eine Retainer-Situation oder ‘on-demand’ Stundenarbeit?
  • Werden Sie sich selbst unterhalten oder Wartungsdienstleistungen auslagern?

Projektmanagement

  • Wer wird der Hauptansprechpartner für Ihre Mitarbeiter sein? Denken Sie daran, dass es in den meisten Fällen am einfachsten ist, einen einzigen Ansprechpartner sowohl in Ihrem Unternehmen als auch in dem Unternehmen zu haben, das Ihre Website entwirft und entwickelt.
  • Wie werden die Aufgaben zwischen Ihnen und dem Entwickler aufgeteilt, um das Projekt abzuschließen?
  • Gibt es Dritte (Subunternehmer usw.), die ebenfalls in das Projekt eingebunden werden?

RFP-Antwortfrist und Kontaktinformationen

  • Wann ist die Antwort auf die Ausschreibung fällig?
  • An wen soll die Antwort gesendet werden?
  • Bevorzugen Sie E-Mail oder gedruckte Exemplare, und wenn ja, wie viele gedruckte Exemplare?
  • Gibt es eine bestimmte Ausschreibungsnummer, auf die im Vorschlagsdokument verwiesen werden muss?
  • Was ist der RFP-Review-Prozess? Wie lange werden Sie voraussichtlich brauchen, um Ihre Entscheidung zu treffen, bevor das Projekt beginnen kann?

Einige zusätzliche Gedanken, bevor Sie beginnen:

  • Geben Sie bei allen oben aufgeführten Artikeln unbedingt an, ob Sie als optionaler Aspekt des Projekts Gebote für einen oder mehrere Artikel abgeben müssen. Beachten Sie mögliche Abhängigkeiten zwischen Projektaspekten/Komponenten, die dies unpraktisch machen können.
  • Bevor Sie Ihre Angebotsanfrage schreiben, legen Sie Ihr Budget für das Projekt fest und legen Sie darüber hinaus Ihre Prioritäten bei der Auswahl eines Entwicklers fest, der Ihre Budgetanforderungen erfüllen kann.

Das Verfassen einer Ausschreibung ist eine gute Übung für jeden, der über ein Website-Design oder eine Neugestaltung nachdenkt, da es einer durchdachten Planung bedarf, um eine Website zu spezifizieren und zu erstellen. Ein gut durchdachtes, qualitativ hochwertiges RFP ist für ein erfolgreiches Unterfangen unerlässlich, da es Ihnen hilft, sich auf Ihre Ziele zu konzentrieren und sie genau zu erreichen.

Viel Glück mit Ihrem Website-Design- und Entwicklungsprojekt.